Informativa
Privacy del servizio Bellavoce
Questa informativa riguarda il servizio Bellavoce — l'assistente vocale e WhatsApp che risponde per conto dei saloni clienti — e non il sito bellavoce.ai. Per come trattiamo i dati di chi visita il sito o compila il modulo di contatto, vedi l'informativa del sito.
Ultimo aggiornamento: 9 settembre 2026
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è , P.IVA 14492700969, con sede in 20131 Milano (MI), Italia. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di cui all'art. 37 del GDPR. Per qualsiasi questione relativa ai dati trattati tramite il servizio scrivi a info@bellavoce.ai.
2. A chi si applica questa informativa e in che ruolo
Bellavoce fornisce ai saloni clienti (parrucchieri, barbieri, centri estetici e centri massaggi) un assistente vocale e, dove attivato, un assistente WhatsApp che risponde alle chiamate e ai messaggi dei loro clienti per fissare appuntamenti. I ruoli sono distinti:
- Titolare siamo noi per i dati dell'account del salone cliente, dei suoi utenti della dashboard e per la fatturazione del servizio.
- Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) siamo noi per i dati dei clienti finali del salone — chi chiama o scrive al numero del salone: il titolare di quei dati è il salone, e noi li trattiamo solo sulla base delle sue istruzioni, per fornirgli il servizio.
- Il numero WhatsApp e l'account WhatsApp Business (WABA) collegati restano del salone, non di Bellavoce: li colleghiamo al nostro assistente tramite l'onboarding Meta come Tech Provider, ma il salone resta l'intestatario del numero e dei messaggi con i propri clienti.
In sintesi, e in modo esplicito perché è quanto richiesto in fase di onboarding come Tech Provider WhatsApp: trattiamo numeri di telefono e contenuti dei messaggi (voce e testo) per conto dei saloni nostri clienti, non per finalità proprie.
3. Quali dati trattiamo
Dati del salone cliente
Account della dashboard (email, nome, ruolo), dati dell'attività (nome, indirizzo, città, telefono, numero di telefono assegnato al servizio, fuso orario), anagrafica degli operatori del salone (nome, ruolo, telefono, orari di lavoro), catalogo dei servizi offerti, dati di fatturazione del contratto con noi, e i log di accesso dell'amministrazione della piattaforma (incluso l'indirizzo IP).
Dati dei clienti finali del salone
Numero di telefono, nome, email facoltativa, eventuali note lasciate dall'operatore del salone, storico degli appuntamenti prenotati, modificati o annullati.
Canale telefonico
Numero del chiamante, registrazione audio della chiamata (file conservato dal nostro fornitore di orchestrazione vocale), trascrizione testuale della conversazione, i dati raccolti dall'assistente durante la chiamata (es. nome e telefono comunicati per la prenotazione), durata, esito e alcune metriche tecniche di qualità della chiamata.
Canale WhatsApp
Dove il salone ha attivato il canale, trattiamo il numero di telefono WhatsApp di chi scrive, il nome del suo profilo WhatsApp e il contenuto dei messaggi scambiati con l'assistente, in entrambe le direzioni, oltre a identificativo del messaggio, stato di consegna e data/ora — sempre per conto del salone titolare del numero.
Trattiamo inoltre le credenziali WhatsApp del salone necessarie a far funzionare l'assistente (identificativo dell'account WhatsApp Business, identificativo del numero, token di accesso conservato cifrato, PIN di verifica): sono credenziali del salone, non dati dei suoi clienti.
SMS di conferma
Numero destinatario, tipo ed esito dell'invio. Il testo del messaggio non viene conservato una volta inviato.
4. Perché trattiamo questi dati e con quale base giuridica
- Fornire il servizio di prenotazione al salone cliente, in esecuzione del contratto con lui (art. 6.1.b GDPR). Per i dati dei clienti finali, la base giuridica è quella individuata dal salone in qualità di titolare — tipicamente l'esecuzione di un servizio da lui richiesto.
- Sicurezza, prevenzione di abusi e miglioramento della qualità del servizio, sulla base del nostro legittimo interesse, con dati ridotti al minimo necessario (art. 6.1.f GDPR).
- Adempimenti fiscali e contabili relativi al contratto con il salone (art. 6.1.c GDPR).
Non vendiamo questi dati, non li usiamo per finalità di marketing verso i clienti finali dei saloni, e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale. I fornitori elencati nel paragrafo 6 sono nostri responsabili del trattamento e non possono usare i dati per finalità proprie.
5. Registrazione e trascrizione delle chiamate
Le chiamate gestite dall'assistente vocale vengono registrate e trascritte per permettere la prenotazione e per verificare la qualità del servizio in caso di contestazioni. La registrazione audio è conservata 30 giorni, la trascrizione 12 mesi (vedi paragrafo 7). Chi chiama viene avvisato all'inizio della conversazione che la chiamata può essere registrata.
6. A chi comunichiamo i dati
Per far funzionare il servizio ci appoggiamo a fornitori tecnici, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:
| Fornitore | Ruolo | Paese |
|---|---|---|
| VAPI | Orchestrazione delle conversazioni voce e chat, hosting delle registrazioni | Stati Uniti |
| Anthropic | Modello linguistico che genera le risposte dell'assistente | Stati Uniti |
| Deepgram | Trascrizione dell'audio delle chiamate | Stati Uniti |
| ElevenLabs | Sintesi vocale delle risposte dell'assistente | Stati Uniti |
| Telnyx | Numerazione telefonica, instradamento delle chiamate, invio SMS | Stati Uniti / Unione Europea |
| Meta Platforms Ireland | Consegna dei messaggi sul canale WhatsApp | Irlanda |
| Hetzner Online | Hosting dei server e del database (Norimberga) | Germania |
| Cloudfleet | Gestione dell'infrastruttura Kubernetes | Unione Europea |
| Backblaze B2 | Backup cifrati del database | Stati Uniti |
Il sito bellavoce.ai usa fornitori diversi (Vercel, EmailJS): li trovi nell'informativa del sito. Il database e i suoi backup sono ospitati in Unione Europea. Dove un fornitore ha sede negli Stati Uniti, il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza dell'EU-U.S. Data Privacy Framework e, ove necessario, delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR).
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Registrazioni audio delle chiamate | 30 giorni |
| Trascrizioni e log delle chiamate | 12 mesi |
| Conversazioni e messaggi WhatsApp | 12 mesi |
| Anagrafica clienti finali e appuntamenti | Durata del contratto tra il salone e Bellavoce + 30 giorni |
| Dati account e documenti fiscali del salone | 10 anni (obbligo di legge) |
| Log amministrativi della piattaforma | 12 mesi |
| Backup cifrati del database | 30 giorni |
8. Come si cancellano i dati
Se sei cliente di un salone che usa Bellavoce e vuoi che i tuoi dati (chiamate, messaggi WhatsApp, dati di prenotazione) vengano cancellati, il modo più rapido è chiederlo direttamente al salone, che ne è titolare. In alternativa puoi scrivere a info@bellavoce.ai indicando il numero di telefono che hai usato per chiamare o scrivere: inoltriamo la richiesta al salone e agiamo sulla sua istruzione entro 30 giorni.
Se sei un salone cliente e vuoi chiudere il tuo account, alla cessazione del contratto ti forniamo l'esportazione dei tuoi dati e li cancelliamo entro 30 giorni.
Tecnicamente la cancellazione comporta: la rimozione o l'anonimizzazione dell'anagrafica dei clienti finali, l'eliminazione delle registrazioni, delle trascrizioni e dei messaggi WhatsApp associati, e la disiscrizione del numero WhatsApp del salone dalla nostra applicazione. I backup cifrati, che non sono accessibili nel normale funzionamento del servizio, si esauriscono entro i 30 giorni successivi.
9. I tuoi diritti
Puoi in ogni momento chiedere l'accesso ai tuoi dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Se sei cliente finale di un salone, questi diritti si esercitano più rapidamente rivolgendoti al salone, che ne è titolare; puoi comunque scriverci direttamente e provvederemo a inoltrare la richiesta.
Per esercitare questi diritti scrivi a info@bellavoce.ai: ti rispondiamo entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.
10. Sicurezza
Il servizio è servito esclusivamente su connessione cifrata (HTTPS). I dati di ogni salone sono isolati da quelli degli altri saloni a livello di database tramite Row Level Security di PostgreSQL. Le credenziali WhatsApp dei saloni e i backup del database sono cifrati a riposo. Gli utenti della dashboard possono attivare l'autenticazione a due fattori, e gli accessi amministrativi alla piattaforma sono tracciati.
11. Minori
Il servizio non è destinato a persone minori di 16 anni.
12. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata: la versione pubblicata su questa pagina, con la data indicata in alto, è sempre quella vigente.